Windows版のExcelで、2ページ目から「品名」「数量」などの項目名が消えるときは、「印刷タイトル」で繰り返す行を指定します。 「ページ レイアウト」タブの「ページ設定」グループからこの設定を開き、「シート」タブで、繰り返したい行の参照を入力します。見出しが1行目だけなら $1:$1 です。
まず確かめるのは、自分の表で見出しが何行目に入っているかです。そのうえで設定し、2ページ目以降のプレビューまで見てから印刷します。表の途中に同じ見出し行を手で挿入し直す必要はありません。
以下の操作手順は、Windowsのデスクトップ版Excelが対象です。Mac版の操作は含めていません。ブラウザーで使うExcel for the webの制限は後半で説明します。
設定場所は「ページ レイアウト」タブの「ページ設定」
- 印刷したいワークシートを選びます。
- 「ページ レイアウト」タブを開き、「ページ設定」グループにある印刷タイトルの設定を選びます。
- 開いた画面の「シート」タブで、「印刷タイトル」の欄に、繰り返す行または列の参照を入力します。
- 上に繰り返したい行は上段の欄、左に繰り返したい列は下段の欄に入れます。
- 確定したら「ファイル」→「印刷」、または
Ctrl+Pでプレビューを開きます。
このボタンと入力欄の名前は、Microsoftの日本語ページの中でも表記が分かれています。ボタンは「印刷タイトル」とも「タイトルの印刷」とも書かれ、入力欄は「タイトル行」「一番上で繰り返す行」「上部で繰り返す行」、列側は「タイトル列」「左で繰り返す列」「左側で繰り返す列」と出てきます。文字で探して見つからないときは、「ページ レイアウト」タブの「ページ設定」グループという位置で探すほうが早いです。
行を直接選ぶこともできます。入力欄の右端にある折りたたみボタンを押すと設定画面が小さくなるので、シート上で繰り返したい行を選び、もう一度同じボタンを押して戻ります。
入力するのは、実際に見出しが入っている行
この欄は「繰り返し印刷する行はどこか」を指定するものなので、シートの先頭が自動的に対象になるわけではありません。いちばん上に文書名や作成日があり、その下から表が始まるなら、項目名が並んでいる行を指定します。文書名の行だけを選ぶと、各ページに文書名は付いても、どの列が何の数字なのかは分からないままです。
Microsoftが挙げている例は、すべてのページの上部に1行目の列ラベルを印刷する場合の $1:$1 です。同じ書き方なので、見出しが複数行や途中の行にある表では次のようになります。
| 繰り返したい見出しの位置 | 入力する参照 |
|---|---|
| 1行目だけ（公式案内の例） | $1:$1 |
| 1行目と2行目 | $1:$2 |
| 3行目だけ | $3:$3 |
横に長い表で、左端の項目名も各ページに付けたい場合は、同じ画面の列側の欄を使います。上に繰り返すのが行、左に繰り返すのが列で、両方必要な表ではそれぞれに入力します。
欄が灰色で使えないときに見る2種類の原因
原因は「ボタン自体が押せない」と「画面は開くのに欄に入力できない」の2つに分かれます。
ボタンが淡色表示になる条件として、Microsoftはセル編集モードで作業している場合、同じワークシートでグラフが選択されている場合、プリンターがインストールされていない場合を挙げています。入力中なら Enter や Esc で編集を終え、グラフではなくセルを選び直し、プリンターを使える状態かどうかを確かめてください。プリンター側の接続や印刷の不具合については、Microsoftは「Windows でのプリンター接続と印刷の問題の解決」を案内しています。
画面は開くのに、繰り返す行と列の欄だけ使えないときは、複数のワークシートを選んだままになっていないかを見ます。Microsoftは、複数シートを選択した場合にこの2つの欄は使用できないとしています。選んでいないシートのタブをクリックすれば解除できます。画面に出ているシートのタブを全部選んでしまっている場合は、選択中のタブを右クリックして「作業グループ解除」を選びます。
なお、同じ「ページ レイアウト」タブにある見出しの印刷のほうは、複数シートをグループ化したまま操作できると案内されています。「シートをまとめて設定できた」という経験が、印刷タイトルにもそのまま通じるとは限りません。
ブラウザーのExcelでは、同じ設定を探し続けない
Microsoftは、Excel for the webでは現在、印刷時に列見出しを繰り返すことはできないと明記しています。同じ案内の中で、Excelデスクトップ アプリで印刷する場合は繰り返せるとしており、移る手順はリボンの上部にある「編集」→「デスクトップ アプリで開く」です。
デスクトップ版を使える環境がない場合、ブラウザー版の設定を探し続けても見つかりません。ファイルの作成者や職場の担当者に、見出し付きで出力できるか相談してください。
見出しが出たことと、必要な範囲が印刷されることは別
設定後は「ファイル」→「印刷」か Ctrl+P でプレビューを開きます。1ページ目で止めず、2ページ目以降を送って次を確かめてください。
- 各ページの上に、意図した見出し行が出ているか
- 見出しと、その下のデータの列が食い違っていないか
- 必要なデータが印刷対象に入っているか
3つ目は見落としやすい点です。Microsoftは、ワークシートに印刷範囲が設定されている場合はその印刷範囲だけが印刷されると説明しています。以前だれかが範囲を設定したファイルだと、見出しは各ページに付いても、表の後ろのほうが出ないことがあります。定義された印刷領域だけを印刷したくない場合は、印刷の設定で「印刷領域を無視」を選びます。
混同しやすい2つの設定との違い
ウィンドウ枠の固定 は「表示」タブの設定で、ワークシートの別の領域へスクロールしても特定の行や列を表示し続けるためのものです。選択したセルの上の行と左側の列を固定します。画面で見出しが残っていても、印刷で各ページに出るかどうかは印刷タイトル側で決まります。
「見出し」の印刷 は、「シート オプション」の「見出し」で「印刷」にチェックを入れる設定です。これはシートの枠に出ているA、B、Cといった列見出しや、1、2、3といった行見出しを印刷するもので、既定では印刷されません。セルに入力した「品名」「数量」を各ページに繰り返す指定とは別です。
プレビューが意図どおりなら、枚数の多い表は先に数ページだけ試し刷りし、紙の上でも見出しと数字が読めるか見てから残りを印刷すると確実です。
参考資料
- Microsoft「印刷される各ページで特定の行または列を繰り返す」
- Microsoft「全ページの先頭の列見出しとともに行を印刷する」
- Microsoft「ワークシートやブックを印刷する」
- Microsoft「行見出しと列見出しを印刷する」
- Microsoft「ウィンドウ枠を固定して行と列をロックする」